Les règles incontournables

Nom, e-mail, numéro de téléphone… Autant d’informations que les commerçants collectent auprès des clients et prospects afin de livrer une commande, gérer une réclamation, ou envoyer des offres promotionnelles. Si ces informations peuvent paraître anodines, il faut garder à l’esprit qu’il s’agit de “données personnelles” au sens de la loi Informatique et Libertés. Et le fait de les collecter entraîne des obligations légales dont le non-respect est sanctionné pénalement. Même si les condamnations sont plutôt rares, les plaintes des particuliers et les contrôles de la Commission Informatique et Libertés (CNIL) augmentent chaque année. Quelles sont les principales règles à respecter en matière de fichiers clients et prospects?1. Déclarer son fichier à la CNIL ou nommer un correspondant Informatique et Libertés. Une déclaration simplifiée suffit, en principe, pour les fichiers clients et prospects. Elle peut être réalisée par Internet et il faut y indiquer le type de données collectées, les objectifs (prospection commerciale, gestion des commandes, statistiques commerciales etc.), la durée de conservation et les personnes autorisées à y avoir accès. Il est également possible de nommer un correspondant Informatique et Libertés (“CIL”) ce qui dispense de l’obligation de déclaration du fichier.2. Garantir la confidentialité des données. Les données personnelles de vos clients et prospects sont confidentielles et ne doivent pas être communiquées à des tiers non autorisés.3. Garantir la sécurité des données. Des mesures de sécurité doivent être mises en place dans les locaux et les systèmes informatiques pour s’assurer que les données ne seront pas divulguées par imprudence ou volées. Le niveau de sécurité varie selon la nature des données: par exemple, les données liées aux moyens de paiement doivent faire l’objet de mesures particulièrement strictes.4. Informer le client ou le prospect lors de la collecte des données. Cette information comprend l’identité du responsable du traitement (le commerçant), les objectifs, le caractère facultatif ou obligatoire des réponses et les destinataires de données.5. Donner le droit au client ou prospect d’accéder à ses données, d’en demander la rectification ou de s’opposer à leur utilisation. Cette information est fournie lors de la collecte et lors des sollicitations ultérieures.6. Ne pas collecter de données “sensibles.” Hors certains cas particuliers, il faut s’abstenir de collecter des données concernant directement ou indirectement les origines raciales ou ethniques, les opinions politiques, philosophiques, ou religieuses, l’appartenance syndicale, la santé ou la vie sexuelle des personnes.7. Recueillir le consentement exprès par le biais d’une case à cocher des clients ou prospects pour tout envoi de prospection commerciale par email, SMS ou MMS (sauf si la prospection concerne un produit ou service analogue à celui commandé par le client), et pour tout envoi de prospection par fax ou automate d’appel.8. Recueillir le consentement exprès par le biais d’une case à cocher des clients ou prospects avant toute cession de la base de données à un partenaire à des fins de prospection commerciale par email, SMS, MMS, fax ou automate d’appel.9. Permettre au client ou prospect de refuser la prospection commerciale à tout moment, c’est-à-dire lors de la collecte, puis lors toute sollicitation ultérieure en mentionnant les coordonnées permettant de demander à ne plus recevoir de prospection commerciale.10. Cesser sans délai l’envoi de prospection commerciale en cas de refus exprimé par le client ou prospect. Proskauer Fondé en 1875 à New York, Proskauer est un cabinet d’avocats d’affaires à dimension internationale (plus de 700 avocats dans 13 bureaux). Le bureau de Paris, implanté depuis 1991, offre à ses clients un accompagnement juridique sur-mesure, tant dans le domaine du conseil que du contentieux. L’activité du cabinet est organisée autour de plusieurs pôles de compétences : droit social, droit de la sécurité sociale, protection des données personnelles, fusions et acquisitions, private equity, structuration de fonds d’investissement, contentieux, arbitrage, droit de la concurrence, droit de la distribution et contentieux communautaires.

Les règles incontournables

Fichiers clients et prospects