Légal et nécessaire?!

“Un mal nécessaire”, commence Jean-Pierre Gautier, responsable métiers à l’Acsep, cabinet conseil spécialisé dans l’optimisation de la supply chain. “Outre pour l’inventaire légal qui demande des justificatifs fiscaux, il y a quelques années, le stock se devait d’être au plus juste pour le réassort magasin”, se souvient Nathalie Echinard, directrice des marchés verticaux chez Cegid. La fiabilité des états de stocks reste donc actuellement le nerf de la guerre pour les distributeurs. “Aux États-Unis, aujourd’hui, les métiers de l’habillement et de la mode estiment à 65% seulement la bonne qualité des données de stocks. Ainsi, pour 35% des références, les données de stocks sont erronées et des différences notables sont constatées entre les informations du système d’information et les stocks réellement implantés en magasin”, explique Stéphane Cren, responsable des projets Innovation et Technologies chez GS1. La gestion des stocks dans la distribution est, en effet, essentielle à la recherche de l’équilibre entre le niveau de satisfaction des consommateurs et les coûts relatifs à la gestion des stocks. Un surstock engendre des charges financières (salaires, charges de bâtiment, immobilisations de capitaux, etc.), tandis que les ruptures sont à l’origine de pertes de clientèle et de chiffres d’affaires, par exemple. “La valorisation de stocks permet de vérifier la valeur de stock finale avec les financiers et la comptabilité de l’entreprise”, souligne Antoine Blaevoet, directeur Produits, Cylande CS.Optimiser le linéaireAu fil du temps et à mesure de l’évolution du commerce moderne, les enjeux n’ont que peu changé mais se sont faits plus cruciaux. Dans un premier temps, il s’agit de pratiquer l’exercice le plus vite et efficacement possible, en réduisant au minimum la fermeture du point de vente au public, synonyme d’absence de recettes. Dans un deuxième temps, l’inventaire permet au distributeur de contrôler au mieux la démarque inconnue. Troisièmement, le stock en réserve allant en diminuant, il devient essentiel de maximiser le stock en linéaire autant quantitativement que qualitativement (en bon ordre). Au final, c’est bien de disponibilité produits dont les enseignes se préoccupent. “Dans le contexte omnicanal, la pire des choses est d’avoir le produit et de ne pas être capable de le vendre ou de le préparer”, déplore Jean-Pierre Gautier. Différents types d’inventaire peuvent être pratiqués. Le premier est, sans conteste, l’inventaire annuel légal qui conditionne tous les autres. Il doit être effectué une fois par an et est le reflet de l’état de stock à un instant t. Tous les mouvements de l’année y sont répertoriés et chaque écart est justifié. “Faire un inventaire ne sert pas à grand-chose si on se contente de faire des plus et des moins. Il faut donc réaliser des phasages de stock ou des contrôles de cohérence”, note Jean-Pierre Gautier. Pour alléger cette importante charge de travail, des inventaires sont alors pratiqués toute l’année et à toutes les étapes: réception et contrôle de commandes, sorties de caisse… Certains systèmes permettent de pratiquer cet inventaire plusieurs jours après le premier de l’an, selon la technique du ramené d’inventaire qui fournit alors une situation fiscale au 1er?janvier. Du 0 au tournantPour sa part, l’inventaire permanent est opéré lors d’une opération sur un emplacement par le contrôle de la quantité. En fonction des organisations, il peut être fait systématiquement ou régulièrement selon la charge du personnel. Il s’oppose à l’inventaire tournant, organisé de façon plus opportuniste. A titre d’illustration, dans l’entrepôt, l’inventaire à 0 intervient lorsqu’un emplacement est vidé par une opération de prélèvement. Le système sait que l’emplacement est vide et demande à l’opérateur de vérifier, sans qu’il ait besoin de compter, ce qui permet de gagner beaucoup de temps. Ensuite, les inventaires peuvent être décidés sur la base de critères: par zone géographique, classification ABC (rotation de produits), prix, nomenclature, etc. D’où l’intérêt d’une fiche articles parfaitement à jour qui fournit les critères et les tris essentiels à l’inventaire. Un travail à faire en amont. Parallèlement, “il existe des inventaires utiles pour le management”, développe Jean-Pierre Gautier. Le personnel devient responsable d’une zone précise dans le magasin, à charge pour lui de vérifier les quantités et que tout soit bien rangé. Autre type d’inventaire, dit de fin de traite ou de préparation pour lequel les commandes ne sont pas expédiées avant que l’inventaire ait été réalisé. Un contrôle des emplacements mouvementés est alors opéré et, en cas d’erreur, l’interrogation de toutes les commandes est faite, ce qui permet de rectifier les erreurs potentielles de préparation. Avant le départ du camion?! L’inventaire inversé, quant à lui, consiste au comptage physique par les personnes en magasin des produits avec des terminaux d’inventaire et ce, sans que le système n’ait rien demandé. “En conclusion, l’inventaire est d’abord une définition qu’il convient de numéroter et de libeller”, intervient Eric Courty, Directeur de Projets, Cylande GD. Au final, l’inventaire se prépare tout au long de l’année, “et si le travail est bien fait au fil de l’eau, la page de l’inventaire ne sera pas trop coûteuse”, souligne Jean-Pierre Gautier. Une tâche donc à ne pas remettre au lendemain et qui nécessite la mise en place de procédures.

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